Zamanı Yönetmek Için GTD Yöntemi
GTD yöntemi, daha fazla üretkenlik elde etmek için zamanı yönetmek için ilginç bir araçtır. Diğer yöntemlerden farklı olarak, bu yöntem öncelikleri tanımlamaya değil, bekleyen görevlerin organizasyonuna ve akıllı tahliyesine odaklanır.
GTD yöntemi, bu konuda İspanyolca başlıklı bir kitap yazan danışman David Allen tarafından oluşturuldu : “ Kendinizi etkili bir şekilde organize edin” . GTD kısaltması , kelimenin tam anlamıyla “Bir Şeyleri Çözmek” anlamına gelen İşlerin Tamamlanması kelimelerini ifade eder .
Allen, çeşitli çalışma ortamlarını analiz ettikten sonra, birçok insanın görevlerini tamamlamada engellerle karşılaştığı ve bunların öncelikle yetersiz planlamadan kaynaklandığı sonucuna vardı .
Bir planlama stratejisi basit bir yapılacaklar listesi olamaz, ancak GTD yönteminde tanımlanan daha ayrıntılı kriterlerin kullanılmasını gerektirir.
GTD yönteminin temelleri
GTD yöntemi hepimizin sağduyuyla bildiği bir şeye dayanmaktadır : harekete geçmeden önce düşünmek daha iyidir. Bu milyonlarca kez tekrarlansa da tersinin sık sık yapılması da alışılmadık bir durum değil.
Rapor yazmak gibi genellikle üzerinde düşünülmeyen görevler vardır. Görünüşe göre, bunun hakkında düşünecek bir şey yok, ama sadece yap.
Allen bunun böyle olmadığını belirtir. Gerçekleştirilmesi gereken her görev , iki nokta üzerinde düşünmeyi gerektirir: onunla neyi başarmayı umduğumuz ve onu tamamlamak için hangi adımları uygulamamız gerektiği. Çoğu durumda, bu iki yön daha önce düşünülmediği için bir görev zorlaşır veya tam olarak etkili bir şekilde yerine getirilmez.
David Allen ayrıca hafızanın veya “dahili hatırlatma sisteminin” oldukça yanıltıcı olduğuna dikkat çekiyor. Bu durumu iyileştirmek için, o hafızayı sık sık “boşaltmak” uygundur, böylece her zaman yapılacak ilgili eylemler akılda tutulabilir.
Yöntemin ilkeleri
GTD yöntemi, anahtar kelimelerle ifade edilen bir dizi ilkeye dayanmaktadır. Bu tür kelimeler şunlardır: Topla, İşle, Organize Et, Gözden Geçir ve Yap. Her biri, bir görevi verimli bir şekilde tamamlamak için gerekli olan bir dizi süreci içerir.
İlkelerin her birine bakalım:
- toplamak. Bir “harici bellek” geliştirmek anlamına gelir. Önemli olsun ya da olmasın yapılması gereken tüm görevlerin yazılmasından oluşur. Bu onların zihinden uzak durmalarını ve zihinde “boşluk bırakmalarını” sağlar.
- süreç. Eldeki görevlerin her biri ile ne yapılacağına karar vermek anlamına gelir. Bu şunlar olabilir: atın, devredin, başlatın veya arşivleyin.
- Organize edin. Görevlerin gerçekleştirileceği anın tanımlanmasıyla ilgilidir. Bu nedenle, her görev aşağıdaki sınıflandırmalardan birine göre kategorize edilmelidir: sonraki eylem, proje, beklemede ve “Bir gün”.
- gözden geçirin. Bekleyen veya tamamlanmamış görevlerin durumunu değerlendirmek ve gerekirse yeniden sınıflandırmak için “harici bellek” sık sık gözden geçirilmelidir.
- yap. Planlara göre yürütülmesinden oluşur.
Allen, bu ilkelerle ilgili olarak, iki dakikadan daha kısa sürede gerçekleştirilebilecek herhangi bir görevin derhal yerine getirilmesi gerektiğine dikkat çekiyor. Aynı şekilde, aynı anda birden fazla öğe işlenmemeli ve basit ve hoş bir hatırlatma sistemine sahip olmak gerekir.
yükseklik seviyeleri
David Allen, görevlerin de farklı “rakım seviyelerine” sahip olduğunu belirtir. Böyle bir “irtifa” onların erişimleriyle ilgilidir. Daha yüksek seviyeler diğerlerini belirleyen seviyelerdir, ancak daha düşük seviyeler önce yürütülmesi gereken seviyelerdir.
Yükseklik seviyeleri aşağıdaki gibidir:
- Eylemler veya pist. Aynı anda, aynı yerde ve aynı anda, kısa sürede yapılabilecek görevlere karşılık gelirler.
- Projeler veya 3.000 metre irtifa. GTD yöntemindeki bir proje, birden fazla eylemin gerçekleştirilmesini gerektiren herhangi bir görevdir.
- Odak ve sorumluluk alanları veya 6.000 metre. İş yerinde günlük bağlılığın tanımıdır.
- Hedefler ve hedefler veya 9.000 metre. Nereye varmak istediğinizi ve oraya nasıl gideceğinizi gösterir.
- Görüş veya 12.000 metre. Hayati amaçların tanımlanmasıyla ilgilidir. Her insan iş açısından orta vadede hayatının nasıl olmasını istiyor.
- Amaç ve ilkeler veya 15.000 metre ve üzeri. Yapılanların neden yapıldığını ve hangi değerlere karşılık geldiğini tanımlar.
Görüldüğü gibi, GTD yöntemi, esas olarak , bunları yapmak için mevcut olan zamana ve sahip oldukları önem derecesine göre kategorize etmek amacıyla gerçekleştirilecek faaliyetlerin bir analizi ile ilgilidir . Bütün bunlar plan, amaç, vizyon ve ilkelere uygun olarak yapılır.